普通の添付ファイルとして送ったPDFは、受け取った人なら誰でも転送、印刷、コピーができます。それでも、給与明細、診断書、署名済みの契約書、試験の受験票は、メールやチャットで送らなければならないことがよくあります。パスワード保護は1つ目の問題を解決します。Acrobat Reader、プレビュー、ブラウザのタブ、スマートフォンのビューアーのどれで開いても、パスワードを入力するまでファイルは読めません。2つ目の問題には権限フラグが対応します。ファイルを開いたあとも、ロック前にチェックを入れていない限り、ビューアーは印刷、テキストのコピー、編集、コメントの追加を拒否します。

読むだけの文書なら、すべてのチェックボックスを外したままパスワードを設定します。弁護士が紙で必要とする取締役会資料や賃貸契約書なら、「Allow printing」にチェックを入れ、「Allow copying text」と「Allow editing」は外したままにします。これで印刷はできても、文言を別のファイルに写すことはできません。レビュー担当者に本文には触れずにメモを付けてほしいときは、「Allow commenting」にチェックを入れます。PDFのパスワード保護とオンラインでPDFを暗号化のページも、その言葉で検索する人向けに同じツールを開きます。

保護は、たいてい作業の最後に行います。口座番号は先にPDFの墨消しで塗りつぶしてください。パスワードはファイル全体を隠しますが、パスワードを知っている人からファイル内の1行を隠すことはできないからです。作成者名や改訂履歴はメタデータの削除で取り除き、コピーが撮影されるおそれがあればPDFに透かしを追加で受取人の名前を入れ、入力済みのフォームはPDFの平坦化で固定すれば、ロックを解除したあともフィールドは変わりません。パスワードが不要になったら、PDFのロック解除で、開く権限のあるファイルからパスワードを外せます。その他のツールはセキュリティの一覧にあります。

PDF保護ツールはサーバー上で処理されます。アップロードは暗号化された接続（HTTPS）で行われ、パスワードと権限フラグは人の手を介さず自動でファイルに書き込まれ、アップロードしたファイルは2時間以内にサーバーから削除されます。ロックしたPDFにはリセット用のリンクがないので、パスワードは見つけられる場所に保管し、受け取る人にはSMSやパスワード管理ツールなど、ファイルとは別の手段で伝えてください。すべての処理は無料で、アカウントは不要、保護できるPDFの数にも制限はありません。